| ASISTENTE EJECUTIVO DEL COO Título del puesto: Asistente Ejecutivo del COO Reporta a: Director de Operaciones Estado FLSA: No exento Remuneración: Por determinar Resumen del puesto: Gestionar y dar seguimiento a los proyectos con precisión y eficiencia, a la vez que se proporciona apoyo administrativo personal al Director de Operaciones del Banco. Trabaja en cumplimiento con todas las políticas y procedimientos del Banco, así como con todas las regulaciones bancarias estatales y federales aplicables. Funciones esenciales del puesto: • Preparar y editar correspondencia, comunicaciones, presentaciones y otros documentos. • Participar en la coordinación de funciones, reuniones, sesiones de capacitación y eventos especiales; dar seguimiento para garantizar la implementación oportuna de los eventos programados; preparar agendas, invitaciones y recepción de respuestas; preparar, copiar y distribuir materiales; organizar la ubicación y el espacio; y asistir a eventos para resolver problemas a medida que surjan. • Registrar, transcribir y distribuir actas de reuniones. • Realizar investigaciones, recopilar y analizar datos para preparar informes, documentos y datos financieros. • Archivar y recuperar documentos y materiales de referencia. • Gestionar y mantener los horarios, citas y arreglos de viaje del COO. • Conciliar el informe de gastos mensuales del COO y mantener los recibos correspondientes. • Seguir las políticas y procedimientos; completar las tareas administrativas correctamente y a tiempo; apoyar los objetivos y valores del Banco. • Responder y gestionar las llamadas y comunicaciones entrantes. • Coordinar el trabajo basado en proyectos. • Actualizar el conocimiento laboral participando en oportunidades educativas; leyendo publicaciones profesionales; manteniendo redes personales; participando en organizaciones profesionales. • Responsable de la adquisición de suministros. • Mantener y actualizar varios sistemas operativos en toda la organización, que pueden incluir, pero no limitados, el sitio web del Banco y la Intranet. • Archivar e fotografiar los contratos del Banco y ayudar con la función de gestión de proveedores y contratos. • Proporcionar apoyo a cualquier departamento de operaciones según sea necesario. • Responsable del mantenimiento de todas las instalaciones del Banco y vehículos/equipos propiedad del banco. • Gestionar el cronograma de Instalaciones/Mantenimiento con personal interno y proveedores externos. • Apoyo/Respaldo a otros Asistentes Ejecutivos Responsabilidades de Supervisión: Este puesto no es responsable de la supervisión directa de ningún empleado. Sin embargo, este puesto será responsable de programar tareas para el personal de mantenimiento/instalaciones. Educación y Calificaciones Laborales: • Diploma de escuela secundaria o equivalente GED con cursos comerciales adicionales junto con 2-3 años de experiencia de oficina relacionada; o la combinación equivalente de educación y experiencia. • La experiencia laboral relacionada debe consistir en funciones administrativas ejecutivas con una institución financiera o bancaria. • Habilidades efectivas de comunicación oral, escrita e interpersonal con la capacidad de aplicar el sentido común para ejecutar instrucciones, interpretar documentos, comprender procedimientos, escribir informes y correspondencia. • Fuertes habilidades organizativas, experiencia en coordinación de proyectos y capacidad para priorizar y realizar múltiples tareas • Debe tener fuertes habilidades en Microsoft Office, Word, Excel y Outlook Calificaciones de elegibilidad adicionales • Capacidades multilingües, incluido el español, son una ventaja. Licencias/Certificaciones: • N/A Entorno de trabajo/Demandas físicas: • Viajes, según sea necesario. • Condiciones de trabajo de oficina presencial • Se requiere frecuentemente estar sentado durante largos períodos de tiempo. • Horarios irregulares, según sea necesario. Esta descripción del trabajo no es una lista exhaustiva de todos los deberes y responsabilidades del puesto. Es realizar cualquier otra tarea relacionada con el trabajo solicitada por cualquier persona autorizada para dar instrucciones o asignaciones. First Liberty Bank se reserva el derecho de enmendar y cambiar responsabilidades para satisfacer las necesidades comerciales y organizativas.
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