| ASISTENTE EJECUTIVO DEL DIRECTOR DE OPERACIONES Puesto: Asistente ejecutivo del director de operaciones Reporta a: Director de operaciones Estado FLSA: No exento Compensación: TBD Resumen del puesto: Gestionar y dar seguimiento a proyectos con precisión y eficiencia mientras se proporciona apoyo administrativo personal al Director de operaciones del Banco. Trabaja en cumplimiento de todas las políticas y procedimientos del Banco, así como de todas las regulaciones bancarias estatales y federales aplicables. Funciones esenciales del puesto: • Preparar y editar correspondencia, comunicaciones, presentaciones y otros documentos. • Participar en la coordinación de funciones, reuniones, sesiones de capacitación y eventos especiales; hacer seguimiento para asegurar la implementación oportuna de los eventos programados; preparar agendas, invitaciones y recepción de respuestas; preparar, copiar y distribuir materiales; organizar la ubicación y el espacio; y asistir a eventos para resolver problemas a medida que surjan. • Registrar, transcribir y distribuir actas de reuniones. • Realizar investigaciones, recopilar y analizar datos para preparar informes, documentos y datos financieros. • Archivar y recuperar documentos y materiales de referencia. • Administrar y mantener los horarios, citas y arreglos de viaje del director de operaciones. • Conciliar el informe de gastos mensual del director de operaciones y mantener los recibos relevantes. • Seguir las políticas y los procedimientos; completar las tareas administrativas correctamente y a tiempo; respaldar los objetivos y valores del Banco. • Responder y administrar las llamadas y comunicaciones entrantes. • Coordinar el trabajo basado en proyectos. • Actualizar el conocimiento del trabajo participando en oportunidades educativas; leyendo publicaciones profesionales; manteniendo redes personales; participando en organizaciones profesionales. • Responsable de adquirir suministros. • Mantener y actualizar varios sistemas operativos en toda la organización, que pueden incluir, entre otros, el sitio web y la intranet del Banco. • Archivar y crear imágenes de los contratos del Banco y ayudar con la función de gestión de proveedores y contratos. • Brindar apoyo a cualquier departamento de operaciones según sea necesario. • Responsable del mantenimiento de todas las instalaciones del Banco y de los vehículos/equipos propiedad del banco. • Gestionar el programa de Instalaciones/Mantenimiento con personal interno y proveedores externos. • Apoyo/Respaldo a otro(s) Asistente(s) Ejecutivo(s) Responsabilidades de Supervisión: Este puesto no es responsable de la supervisión directa de ningún empleado(s). Sin embargo, este puesto será responsable de programar tareas para el personal de mantenimiento/instalaciones. Educación y Calificaciones Laborales: • Diploma de Escuela Secundaria o equivalente a GED con cursos de negocios adicionales junto con 2-3 años de experiencia de oficina relacionada; o la combinación equivalente de educación y experiencia. • La experiencia laboral relacionada debe consistir en tareas administrativas ejecutivas con una institución financiera o bancaria. • Habilidades efectivas de comunicación oral, escrita e interpersonal con la capacidad de aplicar el sentido común para llevar a cabo instrucciones, interpretar documentos, comprender procedimientos, escribir informes y correspondencia. • Fuertes habilidades organizativas, experiencia en coordinación de proyectos y capacidad para priorizar y realizar múltiples tareas • Debe tener fuertes habilidades en Microsoft Office, Word, Excel y Outlook. Cualificaciones de elegibilidad adicionales • Las capacidades multilingües, incluido el español, son una ventaja. Licencias/Certificaciones: • N/A Entorno de trabajo/Exigencias físicas: • Viajes: según sea necesario. • Condiciones de trabajo de oficina • Con frecuencia se requiere sentarse durante largos períodos de tiempo. • Horas irregulares: según sea necesario. Esta descripción del trabajo no es una lista exhaustiva de todos los deberes y responsabilidades del puesto. Es realizar cualquier otro deber relacionado con el trabajo solicitado por cualquier persona autorizada para dar instrucciones o asignaciones. First Liberty Bank se reserva el derecho de modificar y cambiar las responsabilidades para satisfacer las necesidades comerciales y organizacionales. Declaración de política de EEO/AAP: First Liberty Bank ofrece igualdad de oportunidades de empleo a todas las personas, independientemente de su raza, color, credo, religión, género, edad, orientación sexual, origen nacional, discapacidad, condición de veterano o cualquier otra característica protegida por la ley estatal, federal o local.
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